Odlazak na poslovnu konferenciju može biti zahtjevan zadatak. Pogotovo onima kojima je to prvi takav event.
Što ponijeti sa sobom? Čija izlaganja slušati? Koga upoznati? Gdje se kretati? Kako se pripremiti?
U ovome članku ćemo vas pripremiti za većinu situacija i uputiti kako izvući ono najbolje što odlazak na konferenciju može pružiti.
One su pravo mjesto za umrežavanje i stvaranje novih poznanstava te prikupljanje informacija o trendovima u vašem polju. Na jednome mjestu okupljaju se stručni i zanimljivi izlagači čije su ideje putokaz razvoja pojedine industrije.
Konferencije pružaju priliku za razvoj, na poslovnoj i osobnoj razini. O tome kako iskoristiti tu priliku, pročitajte u nastavku.
Ovdje ćete pronaći savjete kako se pripremiti za poslovne evente, kako najbolje iskoristiti vrijeme provedeno na njima i što učiniti nakon same konferencije, poslovnog sajma, specijaliziranog showa ili festivala.
Kroz ovaj članak ćemo vas usmjeriti da:
- Odredite prioritetne ciljeve
- Prilagodite svoj raspored programu konferencije
- Osvježite profile na društvenim mrežama
- Ponesite CarefreeCard digitalnu vizitku
- Minglajte se, umrežavajte i upoznajte nove ljude
- Vodite bilješke sa panela i ostalih izlaganja
- Poradite na održavanju novostečenih poznanstva
- Bilježite svoja iskustva sa konferencije
Odredite prioritetne ciljeve
Malo će tko na konferenciju krenuti isključivo zbog zabave na popratnim društvenim zbivanjima. Nema ništa loše u neformalnom druženju, no toliko se toga nudi u službenom programu da je potrebno odrediti s kojim se ciljem kreće na put.
Prije nego što rezervirate svoje mjesto, trebali bi imati jasnu viziju što želite postići odlaskom na poslovnu konferenciju ili kakav sličan event.
Imate li jasne upute što trebate ostvariti? Da li su vam ostavljene slobodne ruke u određivanju rasporeda?
Zapitajte se posjećujete li konferenciju radi:
- potraga za drugim poslom?
- usvajanje novih vještina?
- istraživanja novih poslovnih strategija?
- vrbovanja novih zaposlenika?
- izlaganja stručnjaka iz vaše industrije?
- umrežavanja sa ljudima iz branše?
- upoznavanje uživo vaših kontakata sa društvenih mreža?
- prikupljanja podataka o konkurenciji?
- uspostavljanja kontakta sa potencijalnim klijentima?
- stvaranja sadržaja za vaše društvene mreže?
- tražite li poslovne partnere za svoju tvrtku?
- postoji li neki panel koji se ne smije propustiti?
Kada ste utvrdili glavne ciljeve, postavite si mini zadatke koji će pomoći njihovu ostvarenju.
Ako ste npr. odlučili iskoristiti konferenciju za usvajanje novih vještina, napravite raspored predavanja koja ne smijete propustiti, pripremite unaprijed zanimljiva pitanja, odredite da ćete tijekom izlaganja zabilježiti barem tri načina kako primijeniti novostečenu vještinu u svome poslovanju.
Provjerite najnovije objave glavnih izlagača na društvenim mrežama. Možda spomenu gdje će se nalaziti nakon izlaganja. To je prava prilika da se uživo predstavite i dobijete odgovore sa samog „izvora“.
Pripazite da vas usputni problemi ne ometaju u nakani ostvarenja glavnog cilja. Zbog toga bi bilo
dobro da:
- se upoznate sa prostornim planom mjesta događaja
- ponesete dodatni punjač za pametne uređaje
- imate uz sebe neku torbicu gdje ćete spremiti prikupljene promo i poklon materijale
- pripremite spravice ili notes za vođenje bilješki
- automatizirajte e-poštu i postavke “izvan ureda”
Ove pripremne radnje osloboditi će vas za potpunu posvećenost tijekom posjeta svakom poslovnom događaju.
Prilagodite svoj raspored programu konferencije
Ponekad će vas konferencija odvesti na put izvan mjesta rada. Savjetujemo da izdvojite dovoljno vremena za prilagodbu na novu okolinu.
Kadgod je to moguće, dođite dan ranije. Upoznajte se sa načinima prijevoza ako događaj održava izvan hotela u kome ste smješteni. Ponekad će taksi biti nedostupan – zato se upoznajte sa javnim prijevozom.
Bilo bi nezgodno završiti na drugom kraju grada.
Prije odlaska, najbitnije je upoznati se sa programom samog eventa. Postoje li paneli koje morate vidjeti? Ima li izlagača čija se predavanja ne smiju propustiti?
Kako bi izabrali relevantne teme, pogledajte video materijale organizatora događaja. Dosta se može saznati iz objava samih govornika pojedinog izlaganja. LinkedIn je većinom mjesto gdje će biti većina informacija. Ponekad se nađe i uvodna prezentacija.
Ako je tema zanimljiva, a stil izlagača odgovara vašem ukusu – znate kamo ići.
Može se dogoditi da ste pogriješili i zalutali na neko predavanje. Ili je stil izlaganja takav da vam se sklapaju oči nakon uvodnih 15-ak minuta. Slobodno ustanite i izađite! Panelisti su naviknuti da dio publike otiđe usred izlaganja.
Vaše vrijeme je dragocjeno.
Ponekad će u isto vrijeme biti više događanja. Odaberite ono koje više doprinosi cilju koji ste prije postavili. Propušteno izlaganje ponekad bude snimljeno, a sažetak se može naći na društvenim mrežama.
Uostalom, pri upoznavanju novih ljudi sigurno ćete sresti nekoga tko je bio na panelu koji ste propustili. Razmjena dojmova odlična je tema za početak razgovora.
Osvježite profile na društvenim mrežama
Dajte drugima do znanja da ćete sudjelovati na poslovnom eventu.
S vremena na vrijeme spomenite što očekujete od konferencije, reagirajte na otkrivanje novih izlagača. Neka drugi znaju gdje će vas moći naći.
Iz vaše perspektive postoje određeni sudionici koji su na „obavezno upoznaj“ listi. No morate znati da ste i vi na nečijoj listi upoznavanja. Svaki novi kontakt može dovesti do poslovne prilike.
Nemojte uskratiti drugima taj kontakt!
Na konferenciji ćete znatno proširiti mrežu svojih kontakata. Zbog toga će i posjećenost profila vaših društvenih mreža tijekom i nakon tog eventa znatno porasti.
Ažurirajte svoje LinkedIn, Facebook, Twitter i ostale profile društvenih mreža kako bi sadržavali one informacije koje su relevantne vašim potencijalnim poslovnim partnerima i klijentima.
Ponesite CarefreeCard digitalnu vizitku
Važan korak u pripremi za bilo koji poslovni događaj je opskrbiti se vizitkom.
Da, dobro ste pročitali. Vizitkom!
Ne vizitkama, već samo jednom vizitkom. Kako to ?
Digitalna vizitka CarefreeCard dovoljna je da se predstavite i podijelite vaše kontakt informacije svakome koga upoznate. Nema brige oko toga jeste li uopće ponijeli svoje papirnate posjetnice ili ih ima dovoljno za sve zainteresirane.
Njome možete cijeloj grupi istovremeno podijeliti sve podatke koje želite. I sve to u nekoliko trenutaka. Dovoljno je da digitalnom vizit karticom lagano dodirnete smartphone sugovornika i oni će dobiti obavijest da su vaši kontakt podaci primljeni.
Ostaviti ćete pozitivan prvi dojam pri predstavljanju. Digitalna vizitka je prisutna u poslovnom svijetu već nekoliko godina. No svaki put kad se koristi pruža „WOW“ efekt i sjajna je tema za uvod u razgovor.
Najveća je zabluda da će vas kontaktirati svi koji su od vas zatražili vizit karticu. Realnost je da više od 80% papirnatih vizitki završi u košu za smeće unutar tjedan dana od njihove razmjene.
Razmjena kontakt informacija putem CarefreeCard digitalne vizitke trajno stavlja sve vaše podatke direktno među osobne kontakte u telefonski izbornik svih s kojima ste podijelili svoje podatke.
Povećajte si šansu da vas drugi kontaktiraju sa još jednom posebnom značajkom koju nudi CarefreeCard digitalna posjetnica. Podjelom podataka sa drugima, prenosite svoj profil koji također sadrži i vašu profilnu fotografiju.
Zamislite samo koliku prednost pred ostalima stječete kada se vaš potencijalni klijent ne mora prisjećati tko stoji iza imena i prezimena sa papirnate posjetnice.
I za kraj, prava vrijednost ove male spravice krije se u tome da možete u svome profilu promijeniti određene podatke ili dodati neke poveznice i sve to će se automatski vidjeti kod svih s kima ste podijelili kontakt podatke putem CarefreeCard digitalne vizitke.
Imate li novu ponudu, prezentaciju, video materijal koji želite pokazati svojim poslovnim partnerima, klijentima ili leadovima?
CarefreeCard digitalna vizit kartica je pravo rješenje.
Minglajte se, umrežavajte i upoznajte nove ljude
Konferencije, sajmovi, show-ovi i festivali nisu samo izlaganja stručnjaka, upijanje novih informacija ili posjećivanje panela za panelom.
Oni su prava prilika da se upoznaju zanimljivi, novi ljudi, stvore prvi kontakti i buduća poslovna partnerstva.
Zbog toga se u raspored poslovnih događaja uvrštavaju česte pauze za kavu, gdje će svatko probati uhvatiti priliku upoznati nekoga sa svoje „liste upoznavanja“.
Ovakva neformalna druženja mogu iznjedriti jednu ideju, koja ako je dobra, može u potpunosti promijeniti vaš pristup poslovanju.
Uvježbajte poslovno upoznavanje
Tijekom konferencije, najčešće pitanje koje ćete čuti je „a čime se bavite?“.
Imajte spreman dobar odgovor koji će biti jasan, dobro opisati čime se bavite i u koji ćete unijeti malo emocija da vaše prve rečenice ne zvuče suhoparno.
Obavezno dodajte razlog koji vas je doveo na taj event. Želja da upoznate nekog od glavnih govornika / panelista ili tema koja vas oduševljava toliko da morate saznati sve o tome, odličan je uvod u nastavak konverzacije.
Nemojte stati na šturom opisu vaše djelatnosti. Ubacite neki razlog zašto je vaše poslovanje bitno za vaše klijente. Ako to još povežete sa primjerom, ostaviti ćete dublji utisak. Vaše predstavljanje će biti pamtljivo.
Konferencija je pravo mjesto da vidite što pali, a što ne. Isprobajte razne „poslovne ulete“ i držite se onoga koji izaziva najviše interesa kod vaših sugovornika.
Kao autor ovog teksta, primijetio sam da drugi bolje reagiraju kada kažem da osmišljavam i kreiram sadržaj za društvene mreže koje pomažu klijentima da ostvare profitabilnu online prisutnost, nego kad se predstavim kao koordinator ili manager društvenih mreža.
Pripremite pitanja za razbijanje leda
Većina razgovora će biti slična, barem njihov početak. Nema potrebe za skriptiranjem pitanja i njihovim postavljanjem po nekoj špranci.
Imajte pripremljeno par uvodnih pitanja, opservacija i dojmova koji će stvoriti određenu povezanost i pokrenuti razgovor. Uvijek možete iskoristiti nešto poput:
- Da li ti je ovo prvi posjet ovoj konferenciji?
- Što te se najviše dojmilo prošle godine?
- Što misliš o izlaganju [paneliste] ?
- Kako ste saznali za ovaj event?
- Ima li poseban razlog zbog kojeg ste odlučili doći?
- Mislim da bi bilo zanimljivo poslušati (ime izlagača).
Poslovne konferencije su pravo mjesto da uživo sretnete osobe s kojima ste uspostavili povezanost putem društvenih mreža.
Provjerite da li će biti prisutni, pošaljite upit e-mailom. Unaprijed dogovorite kada bi se mogli sresti sa njima i tako popunite rupu u rasporedu.
Vodite bilješke sa panela i ostalih izlaganja
Tijekom izlaganja će vam se zasigurno najbitnije ideje urezati u pamćenje. No dinamika višednevnih konferencija učiniti će svoje i moglo bi se desiti da ono što smatrate bitnim, postane zaboravljeno.
Kako se to ne bi dogodilo, vodite bilješke koje ćete kasnije moći prilagoditi za svoje potrebe ili za objave na društvenim mrežama.
Nekoliko aplikacija pomoći će u organiziranom vođenju bilješki.
Google keep kao besplatna opcija, nudi stvaranje bilješki i listi u neograničenom broju. Njima možete dodati slike i audio zapis ako smatrate potrebnim. Dodatna opcija skeniranja dokumenata, pisanih zabilješki, računa i priznanica čini ovu aplikaciju nužnim dodatkom na poslovnim eventima.
Evernote u sklopu besplatne opcije nudi različite uzorke prilagođene pojedinim događajima. U njima možete zapisati bilješke prema unaprijed određenim kategorijama.
Još jedna aplikacija koja nudi stvaranje bilješki bez naplate je Simplenote. Svaki puta kada stvorite bilješki, ona je pohranjena u cloud i dostupna na vašim pametnim uređajima.
Poradite na održavanju novostečenih poznanstava
Posjetom konferenciji upoznati ćete mnoge više ili manje zanimljive osobe.
Upoznavanje je u redu, ali tamo ste radi umrežavanja. Zbog toga poradite na održavanju stvorenih kontakata. Naravno da neće biti dovoljno samo unijeti osnovne kontakt podatke u smartphone i zaboraviti na njih.
Uostalom, tko će imati bolji prijem s druge strane: netko tko se povratno javio par dana nakon konferencije, ako ništa drugo nego da pozdravi ili netko tko se nakon nekoliko mjeseci sjetio da bi bilo zgodno nešto „samo“ napraviti?
Zato se javite povratno par dana nakon susreta.
Razmislite koliko vam u poslovnom smislu znači održavanje povezanosti s pojedinom osobom. Ako je vaš interes znatan, uspostavite komunikaciju. Pokušajte dogovoriti telefonski razgovor ili video konferenciju. Jedan sastanak može pretvoriti površno poznanstvo u dugoročno partnerstvo.
Koliko vodite računa o svojim poslovnim poznanstvima, najbolje će se vidjeti u tome kako se odnosite prema osobama koje ste upoznali na završenom događanju, ali vam trenutno ne predstavljaju priliku za suradnju.
Svakako im se javite. Pošaljite poruku mailom ili putem društvenih mreža. Biti će dovoljno da se zahvalite na upoznavanju. Možete se i nadovezati na temu o kojoj se diskutirali.
Ne možemo znati kako će se razviti situacija u bliskoj ili daljnjoj budućnosti. Jedan takav email može ostati u podsvijesti njegova primatelja i jednoga dana vam baš ta gesta može otvoriti nova vrata.
Bilježite svoja iskustva sa konferencije
Društvene mreže dominiraju u svim domenama naše svakodnevice. Ništa nije drugačije u poslovnom svijetu. Njihovu prisutnost treba iskoristiti u svakom pogledu.
Svoja iskustva sa konferencije i sličnih poslovnih evenata prenesite u objave osobnih i poslovnih profila.
Pojedina fotografija popraćena sa nekoliko rečenica doprijet će do vaših pratitelja. Nemojte ih zamarati podužim objavama. Neka tekst bude informativan i sažet. Ako želite napraviti kratak sažetak događanja, koncentrirajte se na LinkedIn.
Objave za Facebook i Instagram neka budu „laganije“ sa fokusom na vizualne materijale – slike i format kratkih videa idealni su za te društvene mreže.
Prisjetite se najzanimljivijeg izlaganja, pohvalite organizatora. Označite ih u svojim objavama, otvorite dvosmjernu komunikaciju.
Iskoristite svoja zapažanja i napišite kratak članak za svoj blog. Ako niste skloni pisanju, sigurno postoji netko u vašoj radnoj okolini kome pisanje ide od ruke.
Naravno, uvijek se možete obratiti autoru ovog članka.
Odlazak na konferenciju, bio on prvi ili tek jedan u nizu, prilika je za upoznavanje novih ideja, usvajanje korisnih vještina, stjecanje novih poznanstava i iskustava.
Jedno nemojte zaboraviti, na višednevnim poslovnim događanjima izuzetno je bitan – dobar san.
Uz ovaj posljednji savjet, ostavljamo vas sa prikazom dodatnih koristi koje možete izvući sa svakog poslovnog eventa.
EN 
HR